Registro de documentación

La aplicación de Registro de Entradas y Salidas de correspondencia, ha sido diseñada en colaboración con personal de los Ayuntamientos, los cuales han ido sugiriendo funciones a realizar, y adecuándolo a las necesidades reales. Es sencillo, fácil de manejar y útil. Puede ser utilizado en un Ayuntamiento de 200 habitantes o en uno de 300.000, sin límite de equipos que puedan acceder a él.

ALGUNAS DE LAS FUNCIONES QUE REALIZA

• Gestiona el Registro de Entrada y Salida de documentos y datos de terceros del Ayuntamiento.

• Está diseñado en formato Web, y funciona en todos los sistemas operativos Windows, a partir del 95 y en Linux.

• Puede ser utilizado en red, pudiendo registrar desde uno o varios puestos al mismo tempo.

• Importa automáticamente los datos del programa de Registro de la Diputación de Pontevedra.

• Lleva 8 niveles de acceso, lo que da diferentes opciones de uso a la aplicación, desde grabar los datos, hasta consultar el teléfono o cualquier otro dato de un tercero.

• Una vez introducidos los datos de una persona o razón social, queda guardado para que se pueda utilizar en el futuro. Solamente tecleando el NIF, copia al formulario del registro todos los datos, sin necesidad de volver a teclearlos.

• Lleva los campos que son de obligado cumplimiento, y otros que son de utilización voluntaria. Estos últimos, son los que nos servirán para consultar datos de un tercero.

• Incorpora filtros que nos avisa al momento de guardar un registro, si es que falta algún dato que sea de obligado cumplimiento, dando la opción de poder seguir o meter los datos que faltan.

• Lleva otros filtros que comprueban la fecha del registro si es posterior a la del día que estamos, o que la fecha del documento no sea superior a la del Registro, avisándonos si no son correctas.

• Diferencia si los escritos recibidos son de particulares o de organismos públicos.

• Incorpora bases de datos independientes para los municipios, provincias y países, totalmente modificables por el usuario, pudiendo incorporar, modificar o eliminar elementos.

• Lleva un campo de correo electrónico, donde se puede introducir la dirección del tercero, que nos permite abrir el Outlook Express con la dirección de correo que tengamos introducida en él.

• Controla datos de representantes, cuando los documentos presentados para registrar, son presentados por otras personas diferentes del firmante del escrito.

• Incorpora una opción de aviso de fin de plazos, de tal modo que si hay plazos establecidos de vencimiento, el mismo programa nos avisa que terminó ese plazo.

• Permite que se le ponga un número de expediente al escrito presentado, para que se pueda hacer el seguimiento del expediente.

• Nos permite tomar nota del medio de envío en que, el interesado quiera que le contestemos.

• Aparte del campo de descripción del contenido del escrito presentado, lleva un campo de observaciones, ambos campos, son de una amplitud considerable.

• Se pueden duplicar los contenidos de un registro anterior al próximo registro, de tal modo, que solo se modificaría el contenido del tercero de que viene dirigido o a quien va dirigido.

• En el Registro de salida, lleva incorporado la opción de poder enviar a grupos de personas un mismo comunicado.

• Controla los vencimientos de las notificaciones, avisándonos cuando termina el plazo.

• La consulta se puede realizar por cualquiera de los datos introducidos en los campos de obligado cumplimiento, dando la opción de imprimir los resultados de la consulta.

• Se pueden hacer listados de todos los registros, tanto de entrada como de salida, con los datos que nosotros le señalemos, dando una flexibilidad absoluta.

• Al imprimir el libro oficial, no deja que se imprima, si no están todos los campos de obligado cumplimiento con datos.

• Dispone de un filtro que busca aquellos registros que contenían campos de obligado cumplimiento vacíos, dándonos la opción de poder completarlos.

• El libro oficial se puede quitar en formato PDF, lo que significa que se puede guardar el fichero, en vez de imprimir el libro en papel, tal y como se hará en el futuro.

• Es totalmente flexible en cuanto a modificaciones se refiere, pudiendo modificar cualquier dato de los que contenía el Registro, sin limitación. Esta opción solo la podrá hacer la persona responsable del Registro.

• Busca automáticamente todos los registros que tengan campos sin datos que sean obligatorios, pudiendo complementarlos cuando se quiera.

• Se pueden hacer reservas de número en modo provisional, de tal modo que si en un momento dado, si tenemos mucha prisa y no tenemos tiempo de completar todos los datos del registro, podemos completarlos más tarde.

• Incorpora un registro de facturas, en el que se puede introducir el importe, el número y el concepto de la misma, pudiendo localizar cualquier factura o imprimir un libro de facturas.

• Relaciona el Registro de Salida con el de Entrada, de tal modo que importa automáticamente los datos de un registro de entrada, al de salida.